کنترل تعدادی

چنانچه قبلا نیز کنترل تعدادی را توسط این سیستم انجام داده باشید، در این فرم با گزارشی از کد انبار و نام انباری که عملیات تعدادی روی آن انجام داده اید و نیز تاریخ انجام این عملیات مواجه خواهید شد.

جهت انجام یک عملیات کنترل تعدادی، بر روی آیتم جدید کلیک کرده و در فرم ظاهر شده انبار و محدوده تاریخ مورد نظر جهت انجام عملیات تعدادی را انتخاب می نمایید.

اگر اولین بار است که این عملیات را انجام می دهید، فیلد "از تاریخ"، بطور خودکار تاریخ ابتدای سال را نشان می دهد و اگر قبلاً این کار را انجام داده باشید بطورخودکار یک روز بعد از آخرین تعدادی کردن آن انبار را در فیلد "از تاریخ" نشان می دهد و فیلد "تا تاریخ" را خود کاربر تعیین می کند (یا به تاریخ روز خواهد بود). حال کلید "مرحله بعد" را کلیک کنید.

همانطور که ملاحظه می کنید، چند مرحله در این عملیات کنترل می شود:

الف – کنترل پیش نویس ها

اگر سندی در محدوده تاریخی که انتخاب کرده اید، بصورت پیش نویس باقی مانده باشد، در این مرحله این اسناد در فهرستی آورده می شوند و شما می توانید جهت موقت کردن این اسناد اقدام نمایید.

33

همانطور که در فهرست بالا مشاهده می کنید، این فهرست شامل اطلاعاتی از قبیل: شماره سند، نوع سند، نام انبار، طرف مقابل و تاریخ درج سند می باشد.

با انتخاب هر سطر از این فهرست و دو بار کلیک کردن یا زدن کلید نمایش، می توانید مستقیماً وارد سند شده و آن را به حالت موقت تبدیل نمایید.

برای ادامه کار کلید "مرحله بعد" را کلیک نمایید.

ب – کنترل شماره های جا افتاده

اگر در محدوده تاریخ انتخابی شما، شماره سندی جا افتاده باشد به این مفهوم است که خود کاربر شماره سند دلخواه را وارد کرده است یا سندی را از میان اسناد حذف کرده است. بدین ترتیب آن نوع اسناد از حالت مرتب خارج می شوند. در این مرحله، این اسناد در فهرستی تحت عنوان شماره اسنادی که جا افتاده است، آورده می شوند و شما می توانید جهت اصلاح آنها از کلیدهای نعبیه شده در زیر فهرست اسناد استفاده نمایید.

همانطور که در لیست پایین مشخص است، شما اطلاعاتی از قبیل نوع سند و شماره اسنادی که شماره آنها جا افتاده است را مشاهده می کنید.

34

1) با استفاده از کلید "ابطال سند"، می توانید بعد از انتخاب از فهرست بالا، شماره سندهایی که جا افتاده اند را باطل نمایید. بعد از انتخاب و کلیک روی کلید فوق، شما با صفحه زیر مواجه خواهید شد که باید در آن مجدد کلید ابطال سند را کلیک نمایید. 

35

سپس شما با پیغام تاییدی مواجه خواهید شد که با زدن کلید تایید به صفحه قبل باز می گردید.

36

در اینصورت، در فهرست آن نوع از سند، آن تعداد سند را که باطل کرده اید اضافه خواهد شد و وضعیت این اسناد باطل شده بوده و حاوی هیچ اطلاعاتی نیست. اگر در صفحه ابطال سند، کلید انصراف را تایید نمایید، از ابطال صرفنظر خواهد شد و به صفحه قبلی باز خواهید گشت.

2) با استفاده از کلید "شماره دهی مجدد"، شما این امکان را خواهید داشت که بعد از انتخاب نوع سند مورد نظر از منوی شکل زیر، تمام سندهای آن نوع را شماره دهی مجدد نمایید که در اینصورت تمام شماره اسناد شما به ترتیب خواهند شد.

37

در این منو با گذاشتن یا برداشتن علامت کنار هر نوع سند، می توانید آن نوع سند را برای شماره دهی مجدد انتخاب کنید و سپس کلید "ترتیب" را کلیک نمایید.

3) با استفاده از کلید "چشم پوشی"، شما این امکان را خواهید داشت که از آن اسنادی که در فهرست شماره اسناد جا فتاده آمده است، چشم پوشی نمایید. اگر پیغام تایید زیر را OK نمایید آنگاه به صفحه عملیات تعدادی باز خواهید گشت.

38

برای ادامه کار باید کلید "مرحله بعد" را کلیک نمایید. که در اینصورت با پیغامی شما را از آنچه اتفاق افتاده است مطلع می سازد، کلید تایید را انتخاب کنید تا مراحل کار ادامه یابد.

39

پ – کنترل تطابق شماره و تاریخ

اگر در محدوده تاریخ انتخابی شما، عدم تطابق شماره سند و تاریخ وجود داشته باشد (به عنوان مثال، سندی با شماره 130 دارای تاریخ درج سند 17/01/97 باشد و سندی با شماره کوچکتر از آن سند، دارای تاریخ درج بزرگتری باشد)، آنگاه این اسناد در فهرستی تحت عنوان شماره اسنادی که شماره و تاریخ آنها تطابق ندارد، لیست می شود. مطابق با شکل زیر:

40

همانطور که در فهرست بالا مشاهده می کنید، این فهرست شامل اطلاعاتی نظیر نوع سند، شماره سند، سریال سند (شماره ثابت سند) و تاریخ درج سند می باشد که کاربر می توانید مشابه با مرحله قبل از یکی از دو روش "شماره دهی مجدد" یا "چشم پوشی" جهت مدیریت این مرحله استفاده نماید.

در صورت انتخاب کلید "چشم پوشی"، با پیغام زیر مواجه می شود که بعد از تایید آن به صفحه عملیات تعدادی باز خواهید گشت.

41

برای ادامه کار باید کلید "مرحله بعد" را کلیک نمایید. که در اینصورت با پیغامی شما را از آنچه اتفاق افتاده است مطلع می سازد، کلید تایید را انتخاب کنید تا مراحل کار ادامه یابد.

42

ت – کنترل موجودی منفی

اگر در محدوده تاریخ انتخابی شما، کالایی دارای موجودی منفی باشد و شما با اطلاع قبلی سند مربوط به آن را ثبت کرده باشید، در این مرحله آن کالاها در فهرستی مانند شکل زیر لیست خواهند شد:

43

همانطور که در فهرست بالا مشاهده می کنید این لیست حاوی اطلاعاتی نظیر: شماره سند، نوع سند، شرح کالا، تاریخ درج سند و شرح سند می باشد و با استفاده از این اطلاعات شما می توانید نسبت به تعدیل موجودی منفی کالاهای فوق اقدام نمایید.

ث – قفل کردن اطلاعات تعدادی

بعد از اینکه مراحل کنترلی به پایان رسیدند، تمامی اسناد انباری که عملیات تعدادی را روی آنها انجام داده اید از لحاظ اطلاعات تعدادی (مقدار فرعی و اصلی هر کالا در اسناد انبار) قفل می شوند و دیگر قابل تغییر نیستند مگر اینکه عمل تعدادی روی آن انبار حذف شود.

نکته 1 – اگر عمل ریالی کردن اسناد نیز در همان محدوده تاریخ تعدادی کردن صورت گرفته باشد یا از میان اسناد تعدادی شده، سندی به حسابداری ارسال شده باشد، باید ابتدا آن سند یا مجموعه اسناد از حسابداری حذف گردند و سپس از لیست اسناد حسابداری انبار نیز حذف شوند، سپس عملیات ریالی کردن نیز حذف گردد تا امکان حذف عمل تعدادی که انجام داده بودید مهیا گردد و بتوانید اقدام به اصلاح سند از لحاظ تعدادی و مقدار نمایید.

بعد از انجام تمامی مراحل بالا، چنانچه عملیات تعدادی با موفقیت انجام گیرد، پیغام تاییدی مطابق زیر را مشاهده خواهید کرد که با تایید آن عملیات تعدادی جدیدی با تاریخ جدید در لیست عملیات تعدادی آن انبار ثبت می شود.

نکته 2 – چنانچه کالایی از لیست کالا و گروه انبار شما، به یک طبقه حساب خاص تخصیص داده نشده باشد، یعنی در منوی تخصیص کالا به طبقه حساب هایی که تعریف کرده اید آن کالا انتخاب نشده باشد، هنگام انجام عملیات تعدادی کردن انبار، در همان ابتدای کار با پیغام خطایی مشابه با شکل زیر مواجه خواهید شد:

45

جهت رفع این خطا، به قسمت اطلاعات پایه / انبار و کالا / تخصیص کالا به طبقه حساب رفته و کالاهای خود را همانند آنچه در قبل توضیح دادیم به یک طبقه حساب خاص اختصاص دهید.